O ZDiZ

Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy:

1) prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości budżetowej,
2) racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację zadań związanych z działalnością Zarządu,
3) przygotowywanie, opracowywanie oraz bezpośrednia kontrola nad realizacją planów nakładów finansowych na prowadzone zadania oraz bieżące funkcjonowanie Zarządu,
4) bieżąca analiza przebiegu realizacji rocznych planów finansowych i zgłaszanie wniosków w przypadku jego zagrożenia,
5) przygotowywanie rocznych i kwartalnych sprawozdań,
6) sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej,
7) obsługa kont bankowych,
8) prowadzenie gospodarki magazynowej,
9) prowadzenie zagadnień płacowych,
10) terminowa realizacja zobowiązań wynikających z prowadzenia zadań oraz bieżącego funkcjonowania Zarządu,
11) rozliczanie ryczałtów, delegacji i podróży służbowych,
12) prowadzenie spraw zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników Zarządu,
13) prowadzenie ewidencji składników majątkowych Zarządu,
14) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania i faktur,
15) obsługa systemu KSeF,
16) bieżąca współpraca z Naczelnikiem Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego oraz Skarbnikiem Miasta w zakresie planowania i realizacji środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań oraz bieżące funkcjonowanie Zarządu,
17) windykacja zaległych należności powstałych z tytułu: zajęcia pasa drogowego i umieszczenia urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem drogi, wydzierżawiania kanałów technologicznych,
18) obsługa windykacji Strefy Płatnego Parkowania,
19) prowadzenie czynności związanych z przygotowywaniem dokumentacji, spraw bieżących, odwołań i reklamacji dotyczących Strefy Płatnego Parkowania,
20) archiwizacja kart drogowych,
21) obsługa finansowa w zakresie administrowania przystankami miejskimi.

Do zadań Działu Organizacyjno–Kadrowego należy:

1) prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych, gromadzenie i przechowywanie akt osobowych oraz wymaganej dokumentacji pracowniczej,
2) prowadzenie spraw osobowych pracowników, wydawanie zaświadczeń, weryfikacja prawa do dodatku za wysługę lat, nagród jubileuszowych oraz odpraw emerytalno-rentowych,
3) prowadzenie spraw związanych z przeszeregowaniem i awansowaniem pracowników a także z karami, nagrodami i wyróżnieniami,
4) opracowywanie zakresów czynności dla poszczególnych pracowników Zarządu na podstawie Regulaminu Organizacyjnego we współpracy z bezpośrednim przełożonym pracownika,
5) sporządzanie list obecności, ich bieżące kontrolowanie oraz nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy,
6) prowadzenie spraw związanych z naborami na wolne stanowiska, opracowanie dokumentacji konkursowej oraz udział w pracach komisji,
7) prowadzenie spraw związanych z organizacją służby przygotowawczej oraz udział w pracach komisji ds. przeprowadzenia egzaminu kończącego tę służbę,
8) prowadzenie rejestru ocen okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych,
9) realizacja zadań administratora zarządzającego sprawozdawczością w Zarządzie,
10) prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Zarządu,
11) sporządzanie umów z pracownikami na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych,
12) kontrola merytoryczna list płac,
13) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników, w tym opracowywanie harmonogramu szkoleń, prowadzenie rejestru szkoleń,
14) prowadzenie niezbędnej dokumentacji osób skazanych, skierowanych do Zarządu przez Zespół Kuratorskiej Służby Sądowej w celu wykonywania nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne oraz pracy społecznie użytecznej,
15) prowadzenie niezbędnej dokumentacji osób skierowanych do Zarządu przez Zarząd Budynków Mieszkalnych w Suwałkach TBS sp. z o.o. do odpracowania zadłużenia związanego z najmem lokali mieszkalnych wobec Gminy Miasta Suwałki,
16) obsługa administracyjna Pracowniczych Planów Kapitałowych dla osób zatrudnionych w Zarządzie,
17) prowadzenie składnicy akt (przyjmowanie i wypożyczanie dokumentów),
18) zamawianie i wydawanie materiałów biurowych pracownikom Zarządu,
19) prowadzenie sekretariatu Zarządu,
20) obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora i Zastępcę Dyrektora,
21) prowadzenie ewidencji wystąpień i zaleceń pokontrolnych organów kontroli zewnętrznej,
22) prowadzenie rejestru zarządzeń wydawanych przez Dyrektora oraz koordynowanie prac związanych z opracowywaniem projektów regulaminów i zarządzeń wewnętrznych i przekazywanie pracownikom informacji o nich w sposób przyjęty w zakładzie pracy,
23) rejestrowanie i koordynacja obiegu dokumentów oraz bieżącej korespondencji,
24) nadzór nad funkcjonowaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,
25) odbieranie i wysyłanie poczty elektronicznej Zarządu adresowanej na sekretariat@zdiz.suwalki.pl,
26) nadzór merytoryczny nad stroną internetową Zarządu oraz Biuletynem Informacji Publicznej,
27) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, współpraca z pracownikami przygotowującymi projekty odpowiedzi oraz nadzór nad terminowym rozpatrywaniem,
28) prowadzenie rejestru upoważnień oraz wydawanie stosownych upoważnień pracownikom,
29) prowadzenie ewidencji wydawania i likwidowania pieczątek, jak również zamawianie pieczątek i ich likwidacja na podstawie sporządzonego protokołu,
30) udział w wykonywaniu zadań z zakresu obrony cywilnej i zadań obronnych zgodnie z wytycznymi Prezydenta Miast Suwałk,
31) nadzór nad realizacją umów zawartych na potrzeby zadań realizowanych przez dział oraz zatwierdzanie faktur pod względem merytorycznym wynikających z zawartych umów,
32) bezpośrednia współpraca z radcą prawnym oraz informatykiem,
33) odbieranie zgłoszeń dotyczących działalności Zarządu oraz przekazywanie odpowiednim komórkom.
34) prowadzenie całokształtu spraw związanych z telefonami stacjonarnymi oraz korzystaniem przez pracowników ze służbowych telefonów komórkowych,
35) przygotowywanie, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, skierowań na badania lekarskie, prowadzenie stosownej ewidencji i sprawowanie nadzoru nad terminowością ich wykonania przez pracowników,
36) prowadzenie zagadnień związanych ze szkoleniami w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż.,
37) prowadzenie w wersji elektronicznej i bieżące aktualizowanie kartotek pracowników,
38) prowadzenie zagadnień związanych z właściwym wyposażeniem oraz oznakowaniem pomieszczeń i terenów Zarządu w sprzęt bhp i ppoż.,
39) prowadzenie wymaganej dokumentacji w zakresie bhp oraz sortów bhp,
40) prowadzenie postępowań dot. wypadków przy pracy,
41) kontrola nad utrzymaniem należytego stanu technicznego obiektów wchodzących w skład Zarządu. Prowadzenie nadzoru nad budynkami będącymi w gestii Zarządu wraz z prowadzeniem Ksiąg Obiektów Budowlanych,
42) prowadzenie spraw związanych z dostępem do internetu do siedziby Zarządu,
43) organizacja, nadzór i koordynacja wdrażania i rozwoju techniki informatycznej w Zarządzie,
44) sprawowanie bieżącego nadzoru nad siecią komputerową i sprzętem komputerowym Zarządu,
45) zapewnianie i utrzymywanie w sprawności oprogramowania i sprzętu dla wszystkich użytkowników systemów eksploatowanych w Zarządzie,
46) administrowanie i utrzymanie strony technicznej serwisów internetowych Zarządu, w tym Biuletynu Informacji Publicznej,
47) tworzenie kopii zapasowych programów i danych (archiwizacja) wg obowiązujących przepisów minimum 1 raz na kwartał, oraz administrowanie nośnikami ze skopiowanymi danymi i sporządzanie protokołu z wykonania kopii oraz przywracania systemu,
48) prowadzenie na bieżąco dokumentacji infrastruktury informatycznej Zarządu, w tym inwentaryzacji sprzętu, licencji, sieci itp.
49) opracowanie, aktualizacja i wdrażanie planu ciągłości działania systemów informatycznych Zarządu na wypadek wystąpienia sytuacji awaryjnych, zakłóceń lub awarii infrastruktury informatycznej,
50) przygotowywanie opinii, zestawień i innej dokumentacji informatycznej na potrzeby Zarządu,
51) nadzór nad technicznym funkcjonowaniem systemu monitoringu oraz koordynacja działań w zakresie jego rozbudowy,
52) prowadzenie szkoleń wewnętrznych dla pracowników Zarządu z zakresu informatyki uwzględniających specyfikę ich pracy oraz wykorzystywanych przez nich narzędzi informatycznych,
53) weryfikacja wniosków kierowników działów, referatu dotyczących zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania w szczególności pod względem zgodności określonych wymagań i parametrów technicznych z potrzebami użytkowników, a także ocena zasadności planowanych zakupów pod kątem ich funkcjonalności, kompatybilności i wykorzystania w istniejącym środowisku informatycznym,
54) przygotowywanie niezbędnej dokumentacji na zakup sprzętu informatycznego, oprogramowania i usług zewnętrznych na potrzeby Zarządu, zgodnie z obowiązującym regulaminem w sprawie udzielenia zamówień publicznych,
55) monitorowanie rozwoju systemów informatycznych i wdrażanych rozwiązań z dziedziny nowych technologii,
56) zapewnienie ciągłości, prawidłowego funkcjonowania oraz nadzór nad systemami łączności Zarządu,
57) nadzór i kontrola legalności oprogramowania i przeprowadzania audytu w tym zakresie,
58) administracja i utrzymanie elektronicznego obiegu dokumentów i elektronicznego urzędu,
59) wykonywanie zadań Administratora Systemów Informatycznych,
60) opracowywanie i nadzór nad przestrzeganiem i stosowaniem w działalności działów i referatu przyjętych zasad określonych w Polityce Bezpieczeństwa Informacji, Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji i Instrukcji Zarządzania Systemami Informatycznymi,
61) współpraca z Koordynatorem do spraw dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie zapewnienia dostępności cyfrowej zgodnie z wymogami ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych,
62) techniczne zabezpieczenie funkcjonowania wewnętrznego kanału zgłaszania informacji o naruszeniu prawa za pośrednictwem utworzonego adresu poczty elektronicznej,
63) wykonywanie zadań Koordynatora do spraw dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami wynikających z ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
64) wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych wynikających z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz wewnętrznej polityki i instrukcji dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących w Zarządzie,
65) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz zapewnienie przestrzegania zasad w niej określonych przez pracowników Zarządu,
66) przygotowywanie i przekazywanie do podpisu Administratorowi Danych upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
67) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz przechowywanie udzielonych upoważnień,
68) prowadzenie ewidencji umów zawartych z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe,
69) prowadzenie i systematyczne aktualizowanie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych,
70) dokonywanie systematycznych kontroli i przeglądów stosowania przepisów ochrony danych osobowych,
71) przeprowadzanie systematycznych szkoleń osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych w zakresie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności osób nowo zatrudnianych,
72) współpraca z Administratorem Systemów Informatycznych w zakresie zabezpieczenia systemów informatycznych.

Do zakresu zadań Działu Inżynierii Ruchu należy prowadzenie całokształtu spraw związanych z inżynierią i bezpieczeństwem ruchu drogowego, a w szczególności:

1) zbieranie informacji od gestorów sieci i Wydziału Inwestycji Urzędu Miejskiego w Suwałkach o planowanych pracach inwestycyjnych w celu ich koordynowania.
2) prowadzenie komisji ds. uzgadniania dokumentacji projektowych, planów zagospodarowania przestrzennego,
3) analizowanie dokumentacji projektowych,
4) zgłaszanie robót niewymagających pozwolenia na budowę związanych z działalnością Zarządu,
5) uzgadnianie lokalizacji urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi,
6) praca koncepcyjna w zakresie poszukiwania optymalnych, bezpiecznych rozwiązań komunikacyjnych miasta,
7) opracowywanie koncepcji rozwiązań drogowych oraz programów funkcjonalno-użytkowych w zakresie rozwiązań sytuacyjnych w granicach posiadanej wiedzy, umiejętności i uprawnień,
8) współpraca z Wydziałem Inwestycji Urzędu Miejskiego w zakresie przygotowywania opracowanych koncepcji rozwiązań drogowych oraz programów funkcjonalno-użytkowych do przeprowadzenia postępowania przetargowego,
9) współpraca z Wydziałem Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych w zakresie opiniowania rozwiązań drogowych niezbędnych do opracowywania umów i porozumień z zewnętrznymi Inwestorami,
10) współpraca z Wydziałem Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych w zakresie przygotowania propozycji realizacji zadań z dofinansowaniem ze środków Unii Europejskiej lub budżetu państwa,
11) opiniowanie planów remontów i inwestycji Wydziału Inwestycji Urzędu Miejskiego w Suwałkach oraz innych miejskich jednostek w zakresie terminów realizacji,
12) opracowywanie planów rozwoju sieci drogowej oraz bieżące informowanie o tych planach organów właściwych do sporządzenia miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
13) współpraca z innymi zarządcami dróg, policją, strażą miejską i zarządem kolei w zakresie bezpieczeństwa ruchu,
14) wydawanie zezwoleń w drodze decyzji administracyjnych, a w tym:
a) na lokalizację urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi w pasie drogowym dróg publicznych,
b) na lokalizację zjazdów z dróg publicznych,
15) wydawanie zezwoleń, a w tym:
a) na lokalizację zjazdów w pasie drogowym dróg wewnętrznych – dostęp do dróg publicznych przez drogi wewnętrzne,
b) na lokalizację urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi w pasie drogowym dróg wewnętrznych,
16) prowadzenie komisji ds. opiniowania projektów stałej i tymczasowej organizacji ruchu drogowego,
17) przygotowywanie projektów stałej i tymczasowej organizacji ruchu drogowego,
18) prowadzenie ewidencji zatwierdzonych projektów organizacji ruchu,
19) kontrola poprawności oraz zgodności z dokumentacją wdrażanych projektów stałej organizacji ruchu,
20) informowanie mediów i innych podmiotów o terminach planowanych zmian w organizacji ruchu,
21) organizowanie narad z inwestorami chcącymi prowadzić prace inwestycyjne,
22) uzgadnianie dokumentacji technicznej budowy i przebudowy dróg, obiektów drogowych i dróg rowerowych,
23) udział przy kontroli poprawności oraz zgodności z dokumentacją wdrażanych projektów stałej organizacji ruchu,
24) udział przy kontroli poprawności oraz zgodności z dokumentacją trasowania oznakowania poziomego stałych organizacji ruchu,
25) opiniowanie dokumentacji przetargowej drogowych inwestycji miejskich w zakresie terminów i zakresu robót z punktu widzenia Inżynierii Ruchu.

Do zadań Referatu Zamówień Publicznych w szczególności należy:

1) przygotowanie i prowadzenie procedur udzielania zamówień publicznych na zadania objęte planem budżetu Zarządu zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych i uregulowaniami wewnętrznymi Dyrektora,
2) sporządzanie zbiorczych planów zamówień publicznych Zarządu według rodzaju zamówienia,
3) sprawowanie funkcji sekretarza w pracach komisji przetargowych w przeprowadzanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego,
4) udzielanie wyjaśnień komórkom organizacyjnym przy opracowywaniu niezbędnych dokumentów dotyczących postępowań prowadzonych w ramach posiadanych kompetencji,
5) weryfikowanie pod względem formalno-prawnym dokumentów dot. zamówień publicznych (m.in. wniosków o przeprowadzenie postępowania, szacunkowej wartości zamówienia i sposobu sporządzenia przedmiotu zamówienia przekazywanych przez komórki organizacyjne wnioskujące o przeprowadzenie postępowania),
6) sporządzanie dokumentacji związanej z tokiem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności:
a) sporządzanie specyfikacji warunków zamówienia,
b) publikowanie ogłoszeń,
c) prowadzenie dokumentacji postępowań,
d) sporządzanie protokołu zgodnie z wymogami ustawy PZP,
7) sporządzanie sprawozdania z udzielonych zamówień zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych,
8) prowadzenie procedury związanej z rozpatrywaniem odwołań i wnoszonych skarg w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
9) przygotowywanie i przekazywanie do Działu Finansowo-Księgowego dokumentów w sprawach zwrotu wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
10) prowadzenie rejestru zawartych umów,
11) przygotowywanie projektów umów, aneksów i porozumień dotyczących realizowanych zadań Zarządu,
12) prowadzenie Centralnego Rejestru Umów (CRU) w ramach zamówień publicznych,
13) prowadzenie rejestru wydatków Zarządu do kwoty 170 tyś. zł. zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
14) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Zarządu,
15) prowadzenie dokumentacji związanej ze szkodami komunikacyjnymi,

Do zadań Działu Oczyszczania i Napraw należy:

1) planowanie, organizowanie oraz wykonywanie prac związanych z letnim utrzymaniem czystości na ulicach, chodnikach, ścieżkach rowerowych, parkingach, zieleńcach i innych terenach zarządzanych przez Zarząd,
2) planowanie, organizowanie oraz wykonywanie prac związanych z zimowym utrzymaniem dróg wojewódzkich, powiatowych, gminnych, dojazdowych i wewnętrznych oraz innych terenach będących w zarządzie Zarządu,
3) nadzorowanie i wykonywanie zadań dyżurnego akcji zimowej,
4) utrzymanie należytego stanu technicznego urządzeń, maszyn i pojazdów będących na wyposażeniu działu, jak również planowanie ich napraw i przeglądów oraz zgłaszanie ich do Działu Warsztatu Naprawczego,
5) nadzór nad utrzymaniem koszy ulicznych i parkowych w należytym stanie technicznym i estetycznym oraz ich opróżnianie,
6) nadzór nad właściwym funkcjonowaniem szaletu miejskiego,
7) nadzór nad właściwą ochroną obiektów siedziby Zarządu,
8) utrzymanie należytego porządku i czystości na terenie placu przy ul. Sejneńskiej 84, wykorzystywanym na potrzeby działu,
9) planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie prac mających na celu zapewnienie należytego utrzymania wyposażenia placów zabaw i siłowni zewnętrznych na terenach zarządzanych przez Zarząd,
10) obsługa tężni solankowej,
11) zabezpieczanie wystroju Miasta w zakresie ustawiania zniczy i stojaków z flagami z okazji świąt państwowych, uroczystości rocznicowych i innych objętych harmonogramem ustalanym przez Prezydenta Miasta,
12) prowadzenie gospodarki magazynowej na potrzeby działu,
13) dbanie o przydatność techniczną środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
14) wykonywanie zadań związanych z obsługą imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Bieżącego Utrzymania, Działem Zieleni Miejskiej i Działem Warsztatu Naprawczego,
15) prowadzenie spraw związanych z dysponowaniem barierami ochronnymi, w tym magazynowaniem, wydzierżawianiem i obsługą podczas imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Bieżącego Utrzymania,
16) realizacja obowiązków w zakresie gospodarowania odpadami powstającymi w związku z działalnością Zarządu, w szczególności zapewnienie ich właściwej segregacji, gromadzenia, ewidencjonowania i przekazywania uprawnionym podmiotom, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym prowadzenie wymaganej dokumentacji oraz realizacja obowiązków wynikających z systemu BDO.

Do zadań Działu Zieleni Miejskiej należy:

1) planowanie, organizowanie oraz wykonywanie prac mających na celu zapewnienie należytego utrzymania terenów zielonych zarządzanych przez Zarząd,
2) przygotowywanie koncepcji zagospodarowania terenów zielonych będących w zarządzaniu Zarządu,
3) współpraca z Działem Inżynierii Ruchu przy opracowywaniu koncepcji rozwiązań drogowych oraz programów funkcjonalno-użytkowych w zakresie terenów zielonych,
4) utrzymanie w należytym stanie obiektów małej architektury np. ławek itp.,
5) utrzymanie w należytym stanie miejsc pamięci narodowej,
6) prowadzenie zabiegów pielęgnacyjnych pomników przyrody zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Miejskiej w Suwałkach,
7) organizacja i przeprowadzenie konkursu dla sympatyków ogrodnictwa ogłaszanego przez Prezydenta Miasta pn. „Gdzie te piękne ogrody i kwieciste balkony?”,
8) zakup i produkcja rozsad kwiatów i bylin oraz kompostu i materiału ziemnego,
9) składanie wniosków na wycinkę drzew i krzewów z terenów miejskich zarządzanych przez Zarząd,
10) opiniowanie dokumentacji w zakresie zieleni,
11) udział w komisji ds. uzgadniania dokumentacji projektowych, planów zagospodarowania przestrzennego,
12) kontrola stanu zieleni zarządzanej przez Zarząd,
13) przekazywanie i odbiór zajętego pasa drogowego w zakresie zieleni miejskiej,
14) zabezpieczanie wystroju Miasta w zakresie flagowania na słupach oświetleniowych z okazji świąt państwowych, uroczystości rocznicowych i innych objętych harmonogramem ustalanym przez Prezydenta Miasta,
15) nadzór nad wykorzystywaniem terenów zieleni miejskiej przez jednostki zewnętrzne oraz opiniowanie wniosków dot. organizacji imprez, wystaw oraz działań plenerowych na terenach zieleni miejskiej a także ich zajęcia na inne cele,
16) zarządzanie słupami ogłoszeniowymi,
17) wykonywanie zadań związanych z obsługą imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Bieżącego Utrzymania, Działem Oczyszczania Miasta i Działem Warsztatu Naprawczego,
18) wykonywanie zadań związanych z obsługą ławek podczas imprez organizowanych przez miasto,
19) udział w wykonywaniu zadań związanych z odśnieżaniem, zapobieganiem i zwalczaniem śliskości zimowej na chodnikach, placach, parkingach i przejściach dla pieszych z wykorzystaniem posiadanego sprzętu i ludzi pod nadzorem dyżurnego akcji zimowej,
20) wykonywanie zadań dyżurnego akcji zimowej,
21) prowadzenie gospodarki magazynowej na potrzeby działu,
22) dbanie o przydatność techniczną środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
23) utrzymanie należytego stanu technicznego urządzeń, maszyn i pojazdów będących na wyposażeniu działu, jak również planowanie ich napraw i przeglądów oraz zgłaszanie ich do Działu Warsztatu Naprawczego,
24) zapewnienie właściwego i uporządkowanego gromadzenia oraz prawidłowej segregacji odpadów powstających w związku z działalnością działu oraz przekazywanie ich do Działu Oczyszczania Miasta,
25) utrzymanie należytego porządku i czystości na terenie placu przy ul. Sejneńskiej 84, wykorzystywanym na potrzeby działu.

Do zadań Działu Warsztatu Naprawczego należy:

1) utrzymywanie należytego stanu technicznego pojazdów i sprzętu oraz wykonywanie napraw bieżących, okresowych i awaryjnych pojazdów, maszyn, urządzeń oraz sprzętu będącego w dyspozycji Zarządu Dróg i Zieleni w Suwałkach, wraz z diagnostyką techniczną i określaniem zakresu napraw,
2) wykonywanie zadań związanych z pracami remontowymi i naprawczymi taboru Zarządu, a w szczególności:
a) przyjmowanie sprzętu do naprawy,
b) weryfikacja uszkodzeń, ustalenie zakresu robót, zakup niezbędnych części i materiałów, wykonanie naprawy i przekazanie sprzętu do dalszej eksploatacji,
c) prowadzenie kart naprawczych pojazdów i sprzętu z rozliczeniem kosztów naprawy,
3) wykonywanie przeglądów technicznych, konserwacji, remontów oraz regeneracji podzespołów pojazdów, maszyn i urządzeń, w tym działań zabezpieczających przed korozją,
4) opracowywanie harmonogramów przeglądów, remontów i konserwacji oraz podejmowanie działań zapobiegających awariom i nadmiernemu zużyciu sprzętu,
5) przygotowywanie pojazdów, maszyn i urządzeń do eksploatacji sezonowej,
6) prowadzenie dokumentacji technicznej oraz ewidencji napraw,
7) monitorowanie stanu technicznego pojazdów, maszyn i urządzeń,
8) organizowanie oraz nadzorowanie napraw wykonywanych przez podmioty zewnętrzne,
9) prowadzenie gospodarki magazynowej części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych, narzędzi i wyposażenia technicznego na potrzeby działu oraz innych komórek organizacyjnych Zarządu Dróg i Zieleni w Suwałkach, w tym planowanie zakupów, przyjmowanie, wydawanie oraz ewidencjonowanie składników magazynowych,
10) organizowanie pomocy technicznej, holowania oraz transportu uszkodzonych pojazdów, maszyn i urządzeń,
11) organizowanie, przygotowywanie i przekazywanie do użytkowania pojazdów oraz sprzętu zastępczego,
12) współpraca z dostawcami części, materiałów eksploatacyjnych i usług serwisowych,
13) planowanie i organizowanie pracy działu w celu zapewnienia sprawnej i terminowej realizacji napraw pojazdów oraz sprzętu, w szczególności w sytuacjach awaryjnych oraz w okresie prowadzenia akcji zimowej, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia ich ciągłej sprawności i gotowości do użytkowania,
14) utrzymanie pomieszczeń warsztatowych oraz wyposażenia technicznego w należytym stanie technicznym, porządku i czystości,
15) utrzymanie należytego stanu technicznego urządzeń, maszyn i pojazdów będących na wyposażeniu działu, w tym planowanie ich napraw i przeglądów,
16) zapewnienie przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska w zakresie działalności działu.
17) realizacja obowiązków w zakresie gospodarowania odpadami powstającymi w związku z działalnością działu,
18) wykonywanie zadań związanych z obsługą imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Bieżącego Utrzymania, Działem Oczyszczania Miasta i Działem Zieleni Miejskiej,
19) zapewnienie właściwego i uporządkowanego gromadzenia oraz prawidłowej segregacji odpadów powstających w związku z działalnością działu oraz przekazywanie ich do Działu Oczyszczania Miasta.

Do zadań Działu Zajęcia Pasa Drogowego  należy:

1) wydawanie zezwoleń oraz uzgadnianie trasy i określanie warunków przejazdu pojazdów nienormatywnych przez miasto Suwałki,
2) wydawanie i uzgadnianie zezwoleń na wykorzystywanie dróg w sposób szczególny,
3) sporządzanie informacji o drogach publicznych oraz przekazywanie ich Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad,
4) sporządzanie potrzebnych danych statystycznych i wymaganej sprawozdawczości,
5) prowadzenie ewidencji dróg, dróg rowerowych, obiektów mostowych, przystanków oraz murów oporowych, gromadzenie danych techniczno-eksploatacyjnych i udostępnianie ich na żądanie uprawnionym organom,
6) udział w komisji ds. uzgadniania dokumentacji projektowych,
7) uzgadnianie planów zagospodarowania przestrzennego i innych programów wynikających z ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym,
8) zbieranie i analiza danych o ruchu oraz dokonywanie okresowych pomiarów ruchu drogowego,
9) zbieranie i analiza danych o zdarzeniach na drogach,
10) zbieranie i analiza danych o niekorzystnym oddziaływaniu dróg na środowisko,
11) prowadzenie czynności związanych z usuwaniem oraz przechowywaniem pojazdów z dróg, ulic i placów leżących na terenie miasta Suwałk, w przypadkach określonych w art. 130a ustawy Prawo o ruchu drogowym,
12) administrowanie przystankami komunikacyjnymi stanowiącymi własność Gminy Miasto Suwałki,
13) wydawanie zezwoleń, a w tym:
a) na zajęcie pasa drogowego dróg wewnętrznych na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem i utrzymaniem tych dróg,
b) na wbudowanie urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi w pasie drogowym dróg wewnętrznych oraz reklam,
14) wydawanie zezwoleń w drodze decyzji administracyjnej, a w tym:
a) na zajęcie pasa drogowego na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem, utrzymaniem i ochroną dróg publicznych;
b) na wbudowanie urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi w pasie drogowym dróg publicznych oraz reklam;
15) przekazywanie i odbiór zajętego pasa drogowego, kontrola robót prowadzonych w pasie drogowym,
16) zarządzanie kanałami technologicznymi,
17) prowadzenie ewidencji i kontroli placów zabaw,
18) pełnienie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem Systemu Roweru Miejskiego w zakresie merytorycznym,
19) wykonywanie zadań związanych z funkcją oficera rowerowego,
20) wykonywanie innych zadań ciążących na organie zarządzającym drogami publicznymi wynikających z obowiązujących przepisów prawa,
21) sporządzanie dokumentów związanych ze strefą płatnego parkowania, w tym:
a) prowadzenie spraw związanych z poborem opłat za postój w parkomatach,
b) obsługą płatności za postój za pomocą telefonu komórkowego i kart płatniczych.
22) utrzymanie należytego stanu technicznego urządzeń i pojazdów będących na wyposażeniu działu, jak również planowanie ich napraw i przeglądów oraz zgłaszanie ich do Działu Warsztatu Naprawczego.

Do zadań Działu Bieżącego Utrzymania należy:

1) planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie prac mających na celu zapewnienie należytego utrzymania nawierzchni dróg, chodników, drogowych obiektów inżynierskich, urządzeń zabezpieczających ruch i innych urządzeń związanych z drogą,
2) planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie prac mających na celu zapewnienie należytego utrzymania nawierzchni alejek parkowych, ciągów komunikacyjnych, nawierzchni placów zabaw, siłowni zewnętrznych i parkingów na terenach zarządzanych przez Zarząd,
3) przygotowywanie projektów stałej i tymczasowej organizacji ruchu drogowego,
4) wdrażanie projektów stałej organizacji ruchu, nadzór i bieżące utrzymanie oznakowania pionowego, poziomego i urządzeń BRD,
5) udział w komisji ds. uzgadniania dokumentacji projektowych, planów zagospodarowania przestrzennego,
6) prowadzenie dokumentacji i przeprowadzanie okresowych kontroli stanu dróg, obiektów mostowych, murów oporowych ze szczególnym uwzględnieniem ich wpływu na stan bezpieczeństwa ruchu drogowego,
7) współpraca z Działem Inżynierii Ruchu przy opracowywaniu koncepcji rozwiązań drogowych oraz programów funkcjonalno-użytkowych w zakresie oświetlenia ulicznego i kanałów technologicznych,
8) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu oznakowania dróg ze szczególnym uwzględnieniem ich wpływu na stan bezpieczeństwa ruchu drogowego,
9) kosztorysowanie szkód komunikacyjnych,
10) przygotowanie infrastruktury drogowej dla potrzeb obronnych oraz wykonywanie innych zadań na rzecz obronności kraju,
11) wykonywanie przeglądów gwarancyjnych pasów drogowych po robotach związanych z zajęciem pasa drogowego,
12) wykonywanie robót interwencyjnych, robót utrzymaniowych i zabezpieczających w granicach administracyjnych miasta,
13) przeciwdziałanie niszczeniu dróg,
14) wprowadzanie ograniczeń lub zamykanie dróg i drogowych obiektów inżynierskich dla ruchu oraz wyznaczanie objazdów drogami różnej kategorii, gdy występuje bezpośrednie zagrożenie bezpieczeństwa osób lub mienia,
15) podejmowanie działań i czynności w zakresie bieżącego utrzymania oświetlenia ulicznego i parkowego oraz iluminacją obiektów architektury i okolicznościowego oświetlenia dekoracyjnego, nadzór nad umowami na zakup i dystrybucję energii elektrycznej,
16) utrzymywanie kanałów technologicznych w należytym stanie,
17) wykonywanie zadań związanych z obsługą imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Oczyszczania Miasta, Działem Zieleni Miejskiej i Działem Warsztatu Naprawczego,
18) wykonywanie zadań związanych z obsługą wygrodzeń podczas imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Oczyszczania Miasta.
19) udział w wykonywaniu zadań związanych z odśnieżaniem, zapobieganiem i zwalczaniem śliskości zimowej na chodnikach, placach, parkingach i przejściach dla pieszych z wykorzystaniem sprzętu i ludzi pod nadzorem dyżurnego akcji zimowej,
20) wykonywanie zadań dyżurnego akcji zimowej,
21) utrzymanie w należytym stanie wiat przystankowych wraz z gablotami reklamowymi znajdującymi się na przystankach,
22) prowadzenie magazynu i opracowywanie koncepcji zagospodarowania materiałów pozyskanych z przebudowy lub remontu jezdni, dróg gruntowych, ścieżek rowerowych i chodników,
23) utrzymanie należytego stanu technicznego urządzeń, maszyn i pojazdów będących na wyposażeniu działu, jak również planowanie ich napraw i przeglądów oraz zgłaszanie ich do Działu Warsztatu Naprawczego,
24) utrzymanie należytego porządku i czystości na terenie placu przy ul. Sejneńskiej 84, wykorzystywanym na potrzeby działu,
25) prowadzenie gospodarki magazynowej na potrzeby działu,
26) dbanie o przydatność techniczną środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
27) utrzymanie w należytym stanie infrastruktury rowerowej na terenie miasta Suwałki,
28) zapewnienie właściwego i uporządkowanego gromadzenia oraz prawidłowej segregacji odpadów powstających w związku z działalnością działu oraz przekazywanie ich do Działu Oczyszczania Miasta.

Do zadań Działu Utrzymania Lotniska w szczególności należy:

1) prowadzenie eksploatacji lotniska w sposób zapewniający bezpieczeństwo w ruchu lotniczym oraz sprawną obsługę użytkowników lotniska, zgodnie z właściwymi przepisami, w oparciu o zatwierdzoną instrukcję operacyjną lotniska, w tym operacyjny plan ratownictwa lotniskowego i program ochrony lotniska,
2) utrzymywanie lotniska i jego elementów w stanie odpowiadającym warunkom technicznym, wynikającym z właściwych przepisów lub określonych przez właściwy organ oraz zgodnie z danymi wpisanymi do dokumentacji rejestracyjnej lotniska i rejestru lotnisk cywilnych,
3) udostępnianie użytkownikom lotniska informacji zawartych w instrukcji operacyjnej lotniska oraz w programie ochrony lotniska,
4) uniemożliwianie wykonywania na lotnisku czynności mających wpływ na bezpieczeństwo lotów, jeżeli dalsze ich wykonywanie zagrażałoby temu bezpieczeństwu,
5) zapewnienie organom administracji lotniczej wykonującym czynności służbowe na lotnisku warunków niezbędnych do wykonywania tych czynności,
6) współpraca z zarządzającym lotniskiem,
7) współpraca z Suwalską Szkołą Lotniczą,
8) planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie prac mających na celu należyte utrzymanie nawierzchni oraz terenów zielonych lotniska,
9) przeprowadzanie wymaganych czynności kontrolnych, niezbędnych do prawidłowego utrzymania lotniska,
10) prowadzenie niezbędnej dokumentacji na potrzeby utrzymania lotniska,
11) przygotowywanie materiałów informacyjnych i statystycznych dotyczących utrzymania lotniska,
12) prowadzenie spraw bieżących związanych z utrzymaniem lotniska,
13) administrowanie terenem lotniska,
14) administrowanie obiektami/budynkami zlokalizowanymi na terenie lotniska,
15) realizowanie zadań z zakresu OC i OL,
16) organizacja i współpraca z innymi podmiotami w zakresie organizacji wydarzeń kulturalnych i imprez lotniczych,
17) utrzymanie należytego stanu technicznego urządzeń, maszyn i pojazdów będących na wyposażeniu działu, jak również planowanie ich napraw i przeglądów oraz zgłaszanie ich do Działu Warsztatu Naprawczego,
18) zapewnienie utrzymania należytego porządku i czystości na terenie lotniska,
19) zapewnienie właściwego i uporządkowanego gromadzenia oraz prawidłowej segregacji odpadów powstających w związku z działalnością działu oraz przekazywanie ich do Działu Oczyszczania Miasta.

Do zadań Radcy Prawnego należy:

1. wykonywanie obsługi prawnej w oparciu o zasady wynikające z ustawy o radcach prawnych oraz nadzór nad właściwym stosowaniem prawa w Zarządzie,
2. udzielanie opinii, porad prawnych oraz interpretacji obowiązujących przepisów,
3. udział w przygotowywaniu i opiniowanie aktów prawnych dotyczących funkcjonowania Zarządu, umów cywilno-prawnych oraz porozumień,
4. występowanie na podstawie udzielonego pełnomocnictwa i reprezentowanie Zarządu przed organami orzekającymi i innymi organami publicznymi,
5. przygotowywanie wniosków, wystąpień i pism procesowych do sądów i organów administracji.