Dział zajęcia pasa drogowego i zamówień publicznych
Do zadań Działu Zajęcia Pasa Drogowego i Zamówień Publicznych należy:
- wydawanie zezwoleń oraz uzgadnianie trasy i określanie warunków przejazdu pojazdów nienormatywnych przez miasto Suwałki,
- sporządzanie informacji o drogach publicznych oraz przekazywanie ich Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad,
- prowadzenie ewidencji dróg, dróg rowerowych, obiektów mostowych, przystanków oraz murów oporowych, gromadzenie danych techniczno-eksploatacyjnych i udostępnianie ich na żądanie uprawnionym organom,
- udział w komisji ds. opiniowania projektów stałej i tymczasowej organizacji ruchu drogowego,
- prowadzenie ewidencji zatwierdzonych projektów organizacji ruchu,
- kontrola poprawności oraz zgodności z dokumentacją wdrażanych projektów stałej organizacji ruchu,
- uzgadnianie planów zagospodarowania przestrzennego i innych programów wynikających z ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym,
- wydawanie i uzgadnianie zezwoleń na wykorzystywanie dróg w sposób szczególny,
- zbieranie i analiza danych o ruchu oraz dokonywanie okresowych pomiarów ruchu drogowego,
- zbieranie i analiza danych o zdarzeniach na drogach,
- udział w komisji ds. uzgadniania dokumentacji projektowych,
- sporządzanie potrzebnych danych statystycznych i wymaganej sprawozdawczości,
- prowadzenie czynności związanych z usuwaniem oraz przechowywaniem pojazdów z dróg, ulic i placów leżących na terenie miasta Suwałk, w przypadkach określonych w art. 130a ustawy Prawo o ruchu drogowym,
- administrowanie przystankami komunikacyjnymi stanowiącymi własność Gminy Miasto Suwałki,
- wydawanie zezwoleń, a w tym:
a) na zajęcie pasa drogowego dróg wewnętrznych na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem i utrzymaniem tych dróg,
b) na wbudowanie urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi w pasie drogowym dróg wewnętrznych oraz reklam,
- wydawanie zezwoleń w drodze decyzji administracyjnych, a w tym:
a) na zajęcie pasa drogowego na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem, utrzymaniem i ochroną dróg publicznych;
b) na wbudowanie urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi w pasie drogowym dróg publicznych oraz reklam;
- przekazywanie i odbiór zajętego pasa drogowego, kontrola robót prowadzonych w pasie drogowym,
- zarządzanie kanałami technologicznymi oraz zawieranie umów na ich wykorzystanie,
- prowadzenie ewidencji i kontroli placów zabaw,
- informowanie mediów i innych podmiotów o terminach planowanych zmian w organizacji ruchu,
- wykonywanie innych zadań ciążących na organie zarządzającym drogami publicznymi wynikających z obowiązujących przepisów prawa,
- przygotowanie i prowadzenie procedur udzielania zamówień publicznych na zadania objęte planem budżetu Zarządu zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych i uregulowaniami wewnętrznymi Dyrektora,
- sporządzanie zbiorczych planów zamówień publicznych Zarządu według rodzaju zamówienia,
- sprawowanie funkcji sekretarza w pracach komisji przetargowych w przeprowadzanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego,
- udzielanie wyjaśnień komórkom organizacyjnym przy opracowywaniu niezbędnych dokumentów dotyczących postępowań prowadzonych w ramach posiadanych kompetencji,
- weryfikowanie pod względem formalno-prawnym dokumentów dot. zamówień publicznych (m.in. wniosków o przeprowadzenie postępowania, szacunkowej wartości zamówienia i sposobu sporządzenia przedmiotu zamówienia przekazywanych przez komórki organizacyjne wnioskujące o przeprowadzenie postępowania),
- sporządzanie dokumentacji związanej z tokiem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności:
a) sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
b) publikowanie ogłoszeń,
c) prowadzenie dokumentacji postępowań,
d) sporządzanie protokołu zgodnie z wymogami ustawy PZP,
- sporządzanie sprawozdania z udzielonych zamówień zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych,
- prowadzenie procedury związanej z rozpatrywaniem odwołań i wnoszonych skarg,
- przygotowywanie i przekazywanie do Działu Finansowo-Księgowego dokumentów w sprawach zwrotu wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
- prowadzenie rejestru zawartych umów,
- przygotowywanie projektów umów, aneksów i porozumień dotyczących realizowanych zadań Zarządu,
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Zarządu,
- prowadzenie dokumentacji związanej ze szkodami komunikacyjnymi.
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z telefonami stacjonarnymi oraz korzystaniem przez pracowników ze służbowych telefonów komórkowych.
Dział bieżącego utrzymania
Do zadań Działu Bieżącego Utrzymania należy:
- planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie prac mających na celu zapewnienie należytego utrzymania nawierzchni dróg, chodników, drogowych obiektów inżynierskich, urządzeń zabezpieczających ruch i innych urządzeń związanych z drogą,
- planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie prac mających na celu zapewnienie należytego utrzymania nawierzchni alejek parkowych, ciągów komunikacyjnych, nawierzchni placów zabaw, siłowni zewnętrznych i parkingów na terenach zarządzanych przez Zarząd,
- przygotowywanie projektów stałej i tymczasowej organizacji ruchu drogowego,
- wdrażanie projektów stałej organizacji ruchu, nadzór i bieżące utrzymanie oznakowania pionowego, poziomego i urządzeń BRD,
- udział w komisji ds. uzgadniania dokumentacji projektowych, planów zagospodarowania przestrzennego,
- prowadzenie dokumentacji i przeprowadzanie okresowych kontroli stanu dróg, obiektów mostowych, murów oporowych ze szczególnym uwzględnieniem ich wpływu na stan bezpieczeństwa ruchu drogowego,
- przeprowadzanie okresowych kontroli stanu oznakowania dróg ze szczególnym uwzględnieniem ich wpływu na stan bezpieczeństwa ruchu drogowego,
- kosztorysowanie szkód komunikacyjnych,
- przygotowanie infrastruktury drogowej dla potrzeb obronnych oraz wykonywanie innych zadań na rzecz obronności kraju,
- wykonywanie przeglądów gwarancyjnych pasów drogowych po robotach związanych z zajęciem pasa drogowego,
- wykonywanie robót interwencyjnych, robót utrzymaniowych i zabezpieczających w granicach administracyjnych miasta,
- przeciwdziałanie niszczeniu dróg,
- wprowadzanie ograniczeń lub zamykanie dróg i drogowych obiektów inżynierskich dla ruchu oraz wyznaczanie objazdów drogami różnej kategorii, gdy występuje bezpośrednie zagrożenie bezpieczeństwa osób lub mienia,
- podejmowanie działań i czynności w zakresie bieżącego utrzymania oświetlenia ulicznego i parkowego oraz iluminacją obiektów architektury i okolicznościowego oświetlenia dekoracyjnego, nadzór nad umowami na zakup i dystrybucję energii elektrycznej,
- utrzymywanie kanałów technologicznych w należytym stanie,
- wykonywanie zadań związanych z obsługą imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Oczyszczania i Napraw oraz Działem Zieleni Miejskiej,
- wykonywanie zadań związanych z obsługą wygrodzeń podczas imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Oczyszczania i Napraw oraz Działem Zieleni Miejskiej,
- udział w wykonywaniu zadań związanych z odśnieżaniem, zapobieganiem i zwalczaniem śliskości zimowej na chodnikach, placach, parkingach i przejściach dla pieszych z wykorzystaniem sprzętu i ludzi pod nadzorem dyżurnego akcji zimowej,
- wykonywanie zadań dyżurnego akcji zimowej,
- utrzymanie w należytym stanie wiat przystankowych wraz z gablotami reklamowymi znajdującymi się na przystankach,
- prowadzenie magazynu i opracowywanie koncepcji zagospodarowania materiałów pozyskanych z przebudowy lub remontu jezdni, dróg gruntowych, ścieżek rowerowych i chodników,
- utrzymanie należytego stanu technicznego urządzeń i pojazdów będących na wyposażeniu działu, jak również planowanie napraw i przeglądów urządzeń i zgłaszanie ich do Działu Oczyszczania i Napraw,
- utrzymanie należytego porządku na terenie placu przy ul. Sejneńskiej 84, wykorzystywanym na potrzeby działu,
- prowadzenie gospodarki magazynowej na potrzeby działu,
- dbanie o przydatność techniczną środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem.
- wykonywanie zadań związanych z funkcją oficera rowerowego, w tym między innymi uzgadnianie dokumentacji projektowych w zakresie realizowania polityki rowerowej miasta,
- utrzymanie w należytym stanie infrastruktury rowerowej na terenie miasta Suwałki.
Dział zieleni miejskiej
Do zadań Działu Zieleni Miejskiej należy:
- planowanie, organizowanie oraz wykonywanie prac mających na celu zapewnienie należytego utrzymania terenów zielonych będących w zarządzaniu Zarządu,
- przygotowywanie koncepcji zagospodarowania terenów zielonych będących w zarządzaniu Zarządu,
- utrzymanie w należytym stanie miejsc pamięci narodowej, obiektów małej architektury, np. ławek, rzeźb, itp.,
- prowadzenie zabiegów pielęgnacyjnych pomników przyrody zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Miejskiej w Suwałkach,
- organizacja i przeprowadzenie konkursu dla sympatyków ogrodnictwa ogłaszanego przez Prezydenta Miasta pn. „Gdzie te piękne ogrody i kwieciste balkony?”,
- zakup i produkcja rozsad kwiatów i bylin oraz kompostu i materiału ziemnego,
- składanie wniosków na wycinkę drzew i krzewów z terenów miejskich zarządzanych przez Zarząd,
- opiniowanie dokumentacji w zakresie zieleni,
- udział w komisji ds. uzgadniania dokumentacji projektowych, planów zagospodarowania przestrzennego,
- kontrola stanu zieleni na terenie miasta Suwałki,
- przekazywanie i odbiór zajętego pasa drogowego w zakresie zieleni miejskiej,
- zabezpieczanie wystroju Miasta w zakresie flagowania na słupach oświetleniowych z okazji świąt państwowych, uroczystości rocznicowych i innych objętych harmonogramem ustalanym przez Prezydenta Miasta,
- nadzór nad wykorzystywaniem terenów zieleni miejskiej przez jednostki zewnętrzne oraz opiniowanie wniosków dot. organizacji imprez, wystaw oraz działań plenerowych na terenach zieleni miejskiej a także ich zajęcia na inne cele,
- zarządzanie słupami ogłoszeniowymi,
- wykonywanie zadań związanych z obsługą imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Bieżącego Utrzymania i Działem Oczyszczania i Napraw,
- wykonywanie zadań związanych z obsługą wygrodzeń podczas imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Oczyszczania i Napraw oraz Działem Bieżącego Utrzymania,
- udział w wykonywaniu zadań związanych z odśnieżaniem, zapobieganiem i zwalczaniem śliskości zimowej na chodnikach, placach, parkingach i przejściach dla pieszych z wykorzystaniem posiadanego sprzętu i ludzi pod nadzorem dyżurnego akcji zimowej,
- wykonywanie zadań dyżurnego akcji zimowej,
- prowadzenie gospodarki magazynowej na potrzeby działu,
- dbanie o przydatność techniczną środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
- utrzymanie należytego stanu technicznego urządzeń i pojazdów będących na wyposażeniu działu, jak również planowanie napraw i przeglądów urządzeń i zgłaszanie ich do Działu Oczyszczania i Napraw,
- utrzymanie należytego porządku na terenie placu przy ul. Sejneńskiej 84, wykorzystywanym na potrzeby działu.
Dział oczyszczania na napraw
Do zadań Działu Oczyszczania i Napraw należy:
- planowanie, organizowanie oraz wykonywanie prac związanych z letnim utrzymaniem czystości na ulicach, chodnikach, ścieżkach rowerowych, parkingach, zieleńcach i innych terenach zarządzanych przez Zarząd,
- planowanie, organizowanie oraz wykonywanie prac związanych z zimowym utrzymaniem drogi krajowej, dróg wojewódzkich, powiatowych, gminnych, dojazdowych i wewnętrznych oraz innych terenach będących w zarządzie Zarządu,
- nadzorowanie i wykonywanie zadań dyżurnego akcji zimowej,
- wykonywanie zadań związanych z pracami remontowymi i naprawczymi taboru Zarządu, a w szczególności:
a) przyjmowanie sprzętu do naprawy,
b) weryfikacja uszkodzeń, ustalenie zakresu robót, zakup niezbędnych części
i materiałów, wykonanie naprawy i przekazanie sprzętu do dalszej eksploatacji,
c) prowadzenie kart naprawczych pojazdów i sprzętu z rozliczeniem kosztów naprawy,
- utrzymanie należytego stanu technicznego urządzeń i pojazdów będących na wyposażeniu działu, jak również planowanie ich napraw i przeglądów,
- utrzymanie należytego stanu technicznego pojazdów będących na wyposażeniu Zarządu,
- nadzór nad utrzymaniem koszy ulicznych i parkowych w należytym stanie technicznym i estetycznym oraz ich opróżnianie,
- nadzór nad właściwym funkcjonowaniem szaletu miejskiego,
- nadzór nad właściwą ochroną obiektów siedziby Zarządu,
- utrzymanie należytego porządku na terenie placu przy ul. Sejneńskiej 84, wykorzystywanym na potrzeby działu,
- planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie prac mających na celu zapewnienie należytego utrzymania wyposażenia placów zabaw i siłowni zewnętrznych na terenach zarządzanych przez Zarząd,
- prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem domków handlowych, w tym utrzymanie w należytym stanie, sporządzanie dokumentacji dot. ich wydzierżawiania itd.,
- zabezpieczanie wystroju Miasta w zakresie ustawiania zniczy i stojaków z flagami z okazji świąt państwowych, uroczystości rocznicowych i innych objętych harmonogramem ustalanym przez Prezydenta Miasta,
- prowadzenie gospodarki magazynowej na potrzeby działu,
- dbanie o przydatność techniczną środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
- wykonywanie zadań związanych z obsługą imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Bieżącego Utrzymania i Działem Zieleni Miejskiej,
- prowadzenie spraw związanych z dysponowaniem barierami ochronnymi, w tym magazynowaniem, wydzierżawianiem i obsługą podczas imprez organizowanych przez miasto przy współpracy z Działem Bieżącego Utrzymania i Działem Zieleni Miejskiej.
Dział inżynierii ruchu
Do zakresu zadań Działu Inżynierii Ruchu należy prowadzenie całokształtu spraw związanych z inżynierią i bezpieczeństwem ruchu drogowego, a w szczególności:
- zbieranie informacji od gestorów sieci i Wydziału Inwestycji Urzędu Miejskiego w Suwałkach o planowanych pracach inwestycyjnych w celu ich koordynowania.
- prowadzenie komisji ds. uzgadniania dokumentacji projektowych, planów zagospodarowania przestrzennego,
- analizowanie dokumentacji projektowych,
- zgłaszanie robót nie wymagających pozwolenia na budowę związanych z działalnością Zarządu,
- uzgadnianie lokalizacji urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi,
- praca koncepcyjna w zakresie poszukiwania optymalnych, bezpiecznych rozwiązań komunikacyjnych miasta,
- opiniowanie planów remontów i inwestycji Wydziału Inwestycji Urzędu Miejskiego w Suwałkach oraz innych miejskich jednostek w zakresie terminów realizacji,
- opracowywanie planów rozwoju sieci drogowej oraz bieżące informowanie o tych planach organów właściwych do sporządzenia miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
- współpraca z innymi zarządcami dróg, policją, strażą miejską i zarządem kolei w zakresie bezpieczeństwa ruchu,
- wydawanie zezwoleń w drodze decyzji administracyjnych, a w tym:
a) na lokalizację urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi w pasie drogowym dróg publicznych,
b) na lokalizację zjazdów z dróg publicznych,
- wydawanie zezwoleń, a w tym:
a) na lokalizację zjazdów w pasie drogowym dróg wewnętrznych – dostęp do dróg publicznych przez drogi wewnętrzne,
b) na lokalizację urządzeń niezwiązanych z funkcją drogi w pasie drogowym dróg wewnętrznych,
- prowadzenie komisji ds. opiniowania projektów stałej i tymczasowej organizacji ruchu drogowego,
- przygotowywanie projektów stałej i tymczasowej organizacji ruchu drogowego,
- organizowanie narad z inwestorami chcącymi prowadzić prace inwestycyjne,
- uzgadnianie dokumentacji technicznej budowy i przebudowy dróg, obiektów drogowych i dróg rowerowych,
- udział przy kontroli poprawności oraz zgodności z dokumentacją wdrażanych projektów stałej organizacji ruchu,
- opiniowanie dokumentacji przetargowej drogowych inwestycji miejskich w zakresie terminów i zakresu robót z punktu widzenia Inżynierii Ruchu.
Dział finansowo-księgowy
Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy:
- prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości budżetowej,
- racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację zadań związanych z działalnością Zarządu,
- przygotowywanie, opracowywanie oraz bezpośrednia kontrola nad realizacją planów nakładów finansowych na prowadzone zadania oraz bieżące funkcjonowanie Zarządu,
- bieżąca analiza przebiegu realizacji rocznych planów finansowych i zgłaszanie wniosków w przypadku jego zagrożenia,
- przygotowywanie rocznych i kwartalnych sprawozdań,
- sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej,
- obsługa kont bankowych,
- prowadzenie gospodarki magazynowej,
- prowadzenie zagadnień płacowych,
- terminowa realizacja zobowiązań wynikających z prowadzenia zadań oraz bieżącego funkcjonowania Zarządu,
- rozliczanie ryczałtów, delegacji i podróży służbowych,
- prowadzenie spraw zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników Zarządu,
- prowadzenie ewidencji składników majątkowych Zarządu,
- prowadzenie ewidencji faktur i druków ścisłego zarachowania,
- bieżąca współpraca z Naczelnikiem Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego oraz Skarbnikiem Miasta w zakresie planowania i realizacji środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań oraz bieżące funkcjonowanie Zarządu,
- windykacja zaległych należności powstałych z tytułu: zajęcia pasa drogowego i umieszczenia urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem drogi, wydzierżawiania kanałów technologicznych,
- obsługa windykacji Strefy Płatnego Parkowania,
- prowadzenie czynności związanych z przygotowywaniem dokumentacji, spraw bieżących, odwołań i reklamacji dotyczących Strefy Płatnego Parkowania,
- przechowywanie wszelkiej dokumentacji dotyczącej sprzętu komputerowego, jego oprogramowania oraz stosownych licencji,
- rozliczanie, weryfikacja i archiwizacja kart drogowych,
- obsługa finansowa w zakresie administrowania przystankami miejskimi.
Dział organizacyjno-kadrowy
Do zadań Działu Organizacyjno–Kadrowego należy:
- prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych, gromadzenie i przechowywanie akt osobowych oraz wymaganej dokumentacji pracowniczej,
- prowadzenie spraw osobowych pracowników, wydawanie zaświadczeń, weryfikacja prawa do dodatku za wysługę lat, nagród jubileuszowych oraz odpraw emerytalno-rentowych,
- kierowanie pracowników na badania profilaktyczne, prowadzenie ewidencji tych badań i czuwanie nad terminowością ich wykonania przez pracowników,
- prowadzenie spraw związanych z przeszeregowaniem i awansowaniem pracowników a także z karami, nagrodami i wyróżnieniami,
- opracowywanie zakresów czynności dla poszczególnych pracowników Zarządu na podstawie Regulaminu Organizacyjnego we współpracy z bezpośrednim przełożonym pracownika,
- sporządzanie list obecności, ich bieżące kontrolowanie oraz nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy,
- prowadzenie spraw związanych z naborami na wolne stanowiska, opracowanie dokumentacji konkursowej oraz udział w pracach komisji,
- prowadzenie sprawozdawczości obowiązującej z zakresu spraw pracowniczych,
- prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Zarządu,
- sporządzanie umów z pracownikami na użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych,
- kontrola merytoryczna list płac,
- prowadzenie sekretariatu Zarządu,
- obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora i Zastępcę Dyrektora,
- prowadzenie ewidencji wystąpień i zaleceń pokontrolnych organów kontroli zewnętrznej,
- prowadzenie zbioru aktów normatywnych wydawanych przez Dyrektora, oraz koordynowanie prac związanych z opracowywaniem projektów regulaminów i zarządzeń wewnętrznych i przekazywanie pracownikom informacji o nich w sposób przyjęty w zakładzie pracy,
- rejestrowanie i koordynacja obiegu dokumentów oraz bieżącej korespondencji,
- odbieranie i wysyłanie poczty elektronicznej Zarządu adresowanej na sekretariat@zdiz.suwalki.pl,
- nadzór merytoryczny nad stroną internetową Zarządu oraz Biuletynem Informacji Publicznej,
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków, współpraca z pracownikami przygotowującymi projekty odpowiedzi oraz nadzór nad terminowym rozpatrywaniem,
- prowadzenie rejestru upoważnień oraz wydawanie stosownych upoważnień pracownikom,
- prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników, w tym opracowywanie harmonogramu szkoleń, prowadzenie rejestru szkoleń,
- prowadzenie ewidencji wydawania i likwidowania pieczątek, jak również zamawianie pieczątek i ich likwidacja na podstawie sporządzonego protokołu,
- nadzór nad realizacją umów zawartych na potrzeby bieżącej działalności Zarządu oraz zatwierdzanie faktur pod względem merytorycznym wynikających z zawartych umów,
- bezpośrednia współpraca z radcą prawnym, specjalistą ds. konserwacji i serwisu urządzeń kopiujących oraz informatykiem,
- odbieranie zgłoszeń z automatycznej skrzynki zgłoszeniowej dotyczących skarg i wniosków oraz przekazywanie odpowiednim komórkom.
- zamawianie i wydawanie materiałów biurowych pracownikom Zarządu.
- prowadzenie zagadnień związanych ze szkoleniami w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż.,
- prowadzenie zagadnień związanych z właściwym wyposażeniem oraz oznakowanie pomieszczeń i terenów Zarządu w sprzęt bhp i ppoż.,
- prowadzenie wymaganej dokumentacji w zakresie bhp oraz sortów bhp,
- prowadzenie postępowań powypadkowych,
- prowadzenie składnicy akt (przyjmowanie i wypożyczanie dokumentów),
- kontrola nad utrzymaniem należytego stanu technicznego obiektów wchodzących w skład Zarządu. Prowadzenie nadzoru nad budynkami będącymi w gestii Zarządu wraz z prowadzeniem Ksiąg Obiektów Budowlanych,
- wykonywanie zadań z zakresu Obrony Cywilnej zgodnie z wytycznymi Szefa Obrony Cywilnej Kraju,
- prowadzenie spraw związanych z dostępem do internetu,
- wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych wynikających z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz wewnętrznej polityki i instrukcji dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących w Zarządzie,
- opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz zapewnienie przestrzegania zasad w niej określonych przez pracowników Zarządu,
- przygotowywanie i przekazywanie do podpisu Administratorowi Danych upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
- prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz przechowywanie udzielonych upoważnień,
- prowadzenie ewidencji umów zawartych z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe,
- prowadzenie i systematyczne aktualizowanie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych,
- dokonywanie systematycznych kontroli i przeglądów stosowania przepisów ochrony danych osobowych,
- przeprowadzanie systematycznych szkoleń osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych w zakresie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności osób nowo zatrudnianych,
- współpraca z Administratorem Systemów Informatycznych w zakresie zabezpieczenia systemów informatycznych.
Dział Utrzymania Lotniska
Do zadań Działu Utrzymania Lotniska w szczególności należy:
- prowadzenie eksploatacji lotniska w sposób zapewniający bezpieczeństwo w ruchu lotniczym oraz sprawną obsługę użytkowników lotniska, zgodnie z właściwymi przepisami, w oparciu o zatwierdzoną instrukcję operacyjną lotniska, w tym operacyjny plan ratownictwa lotniskowego i program ochrony lotniska,
- utrzymywanie lotniska i jego elementów w stanie odpowiadającym warunkom technicznym, wynikającym z właściwych przepisów lub określonych przez właściwy organ oraz zgodnie z danymi wpisanymi do dokumentacji rejestracyjnej lotniska i rejestru lotnisk cywilnych,
- udostępnianie użytkownikom lotniska informacji zawartych w instrukcji operacyjnej lotniska oraz w programie ochrony lotniska,
- uniemożliwianie wykonywania na lotnisku czynności mających wpływ na bezpieczeństwo lotów, jeżeli dalsze ich wykonywanie zagrażałoby temu bezpieczeństwu,
- zapewnienie organom administracji lotniczej wykonującym czynności służbowe na lotnisku warunków niezbędnych do wykonywania tych czynności,
- współpraca z zarządzającym lotniskiem,
- współpraca z Suwalską Szkołą Lotniczą,
- planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie prac mających na celu należyte utrzymanie nawierzchni oraz terenów zielonych lotniska,
- przeprowadzanie wymaganych czynności kontrolnych, niezbędnych do prawidłowego utrzymania lotniska,
- prowadzenie niezbędnej dokumentacji na potrzeby utrzymania lotniska,
- przygotowywanie materiałów informacyjnych i statystycznych dotyczących utrzymania lotniska,
- prowadzenie spraw bieżących związanych z utrzymaniem lotniska,
- administrowanie terenem lotniska,
- administrowanie obiektami/budynkami zlokalizowanymi na terenie lotniska”.
Referat Strefy Płatnego Parkowania
Do zadań Referatu Strefy Płatnego Parkowania należy:
- prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem strefy płatnego parkowania, w tym przygotowywanie projektów uchwał w tym zakresie,
- przygotowywanie materiałów informacyjnych i statystycznych dotyczących strefy płatnego parkowania,
- prowadzenie obsługi technicznej strefy płatnego parkowania,
- prowadzenie kontroli wnoszenia opłat za postój w strefie płatnego parkowania, w tym wystawianie wezwań – raportów do uiszczenia opłat dodatkowych z tytułu braku opłaty za postój,
- utrzymanie parkometrów na terenie strefy płatnego parkowania,
- zgłaszanie do Straży Miejskiej lub Policji wszelkich nieprawidłowości związanych z postojem pojazdów oraz zajmowaniem pasa drogowego,
- prowadzenie spraw związanych z drukami obowiązującymi w strefie płatnego parkowania, a w szczególności zamawianie, magazynowanie i prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
- prowadzenie spraw związanych z dystrybucją kart postojowych, w tym nadzór nad realizacją umowy na dystrybucję kart, bieżąca aktualizacja informacji w zakresie wykazu punktów dystrybucji, wytwarzanie i przekazywanie oznaczeń punktów dystrybucyjnych,
- prowadzenie spraw związanych z poborem opłat za postój w parkomatach,
- rozliczanie opłat za parkowanie,
- prowadzenie spraw związanych z obsługą płatności za postój za pomocą telefonu komórkowego i kartami płatniczymi,
- zastrzeganie stałych miejsc postojowych zlokalizowanych w strefie płatnego parkowania,
- kontrola stanu oznakowania strefy płatnego parkowania oraz zgłaszanie nieprawidłowości i wniosków w tym zakresie,
- przekazywanie do Działu Finansowo-Księgowego zestawień należności z tytułu opłat parkingowych,
- sporządzanie okresowych informacji w zakresie m. inn. wpływów z tytułu opłat za postój, ilości wezwań – raportów wystawionych przez kontrolerów, realizacji budżetu w zakresie Referatu,
- rozpatrywanie odwołań z tytułu nałożonych opłat dodatkowych,
- sporządzanie innych dokumentów związanych ze strefą płatnego parkowania.
Radca prawny
Do zadań Radcy Prawnego należy:
- wykonywanie obsługi prawnej w oparciu o zasady wynikające z ustawy o radcach prawnych oraz nadzór nad właściwym stosowaniem prawa w Zarządzie,
- udzielanie opinii, porad prawnych oraz interpretacji obowiązujących przepisów,
- udział w przygotowywaniu i opiniowanie aktów prawnych dotyczących funkcjonowania Zarządu, umów cywilno-prawnych oraz porozumień,
- występowanie na podstawie udzielonego pełnomocnictwa i reprezentowanie Zarządu przed organami orzekającymi i innymi organami publicznymi,
- przygotowywanie wniosków, wystąpień i pism procesowych do sądów i organów administracji.
Informatyk
Do zadań Informatyka należy:
- administrowanie strony internetowej Zarządu, stałe jej udoskonalanie i aktualizowanie,
- instalowanie systemów, programów komputerowych oraz zapewnienie właściwego ich funkcjonowania,
- zarządzanie kontami operatorów i nadzór nad przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa,
- zarządzanie systemami informatycznymi Zarządu w celu zapewnienia sprawnego i efektywnego dostępu do zasobów,
- zarządzenie i administrowanie istniejącą siecią komputerową oraz urządzeniami sieciowymi, a także prowadzenie prac rozwojowych w tym zakresie.
- administrowanie pocztą elektroniczną,
- administrowanie serwerami systemów elektronicznych w Zarządzie,
- ewidencjonowanie licencji oprogramowania, sprzętu komputerowego oraz dbałość o jego eksploatację,
- okresowe przeglądy, konserwacja sprzętu komputerowego oraz audyt legalności oprogramowania,
- zapewnienie bezpieczeństwa komputerowych baz danych, systemów i sieci teleinformatycznych,
- tworzenie zapasowych kopii danych (archiwizacja) wg obowiązujących przepisów oraz administrowanie nośnikami ze skopiowanymi danymi,
- wykonywanie innych czynności związanych z prawidłową pracą, sprawnym funkcjonowaniem, działaniem i wykorzystywaniem posiadanych zasobów teleinformatycznych.